Kanwil Kemenag Provinsi Jambi Toreh Prestasi dari Dua Karya Inovasi Ini

TRIBUNJAMBI.COM, JAMBI - Kantor Wilayah Kementerian Agama (Kemenag) Provinsi Jambi mengajukan 2 (dua) Karya Inovasi dalam Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik (KIPP) Tahun 2020 yang diselenggarakan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 

Kedua karya inovasi tersebut adalah WFH Online Report dan MORA Smartoffice. WFH Online Report adalah kombinasi presensi, laporan kinerja pegawai, data riwayat kesehatan pegawai, dan sistem pengendalian dan monitoring pegawai dalam satu aplikasi berbasis android. Sedangkan Mora Smartoffice adalah suatu sistem dalam bentuk aplikasi yang dirancang sebagai media pelayanan publik oleh Kanwil kementerian Agama Provinsi Jambi. 

Kedua aplikasi tersebut merupakan inovasi respon cepat tanggal dala kondisi darurat Covid-19.

• Gelar Program Tinc Batch 5, Telkomsel Perkuat Kolaborasi dengan Inovator Bangun Ekosistem Digital

• Bukannya Sedih Karena Tak Sengaja Pecahkan Guci di Rumah, IRT Ini Malah Kegirangan Karena Hal Ini

• Bacaan Niat Puasa Arafah & Tarwiyah, Puasa Sunah Sebelum Idul Adha, Amalan Penghapus Dosa Dua Tahun

Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik yang digelar oleh Kemenpan RB, dimuai sejak tahun 2014. Berdasarkan data Biro Organisasi dan Tata Laksana Kemenag, ini kali keempat Kemenag mengirimkan wakilnya dalam KIPP. 

Menurut data Kemenpan RB, tahun ini jumlah proposal yang masuk dan mengikuti KIPP sebanyak 3.059 perserta, lebih sedikit ketimbang tahun 2019 yakni 3.156. 

Sedangkan proposal yang submit ke KemenPANRB tahun ini sebanyak 2.307. Kemudian lolos seleksi administrasi berjumlah 2.250 inovasi. Lalu, dari 2.250 inovasi pelayanan publik yang masuk, kemudian dipilih Top 99. 

Selanjutnya dilakukan sesi presentasi, wawancara, hingga verifikasi dan observasi lapangan untuk menghasilkan Top 45 dan 5 pemenang outstanding pelayanan publik.

Kementerian Agama RI, melalu Biro Ortala mengirimkan 12 Karya Inovasi dari 9 satuan Kerja ke Menpan RB sebagai berikut:

1. Kanwil Kemenag Daerah Istimewa Yogyakarta dengan program inovasi: Si KETAN ARGA (Sistem Ketahanan Keluarga) di KUA Nanggulan: Dari Nanggulan untuk Indonesia, dan MAN de MOTEFA: Menciptakan Madrasah Technopreneur pada MAN 2 Kulon Progo,

2. Kanwil Kemenag Provinsi Jambi dengan program inovasi: MORA Smart Office, dan WFH Online Report,

3. Kanwil Kemenag Lampung dengan program inovasi Zakat Profesi Kanwil.

4. Kemenag Kota Denpasar dengan program Inovasi Rumah Binar.

5. Kankemenag Kabupaten Kapuas Kalimantan Tengah dengan program inovasi “Teman PNBP NR (Sistem Penyetoran Penerimaan Negara Bukan Pajak dari Nikah Rujuk)

6. Kankemenag Kota Denpasar dengan program inovasi RUMAH BINAR,

IAIN Salatiga dengan program inovasi KUMIS AKI,

7. IAIN Pare-Pare dengan program inovasi Literasi Digital Pengembangan Teknopreneur Pengolahan Kopi Desa Latimojong,

8. UIN Malang Jatim dengan program inovasi: Si Performa (Sistem Pelaporan, Informasi dan Realisasi Anggaran)”dan Koin Mami Kelor UIN Malang untuk Imunitas Masa Pandemi, 

9. Direktorat Jenderal Pendidikan Islam dengan program inovasi “Indexing MORAREF”.

Apresiasi ini disampaikan oleh Sekretaris Jenderal Kementerian Agama RI Jakarta, Prof. Dr. H. Nizar, M.Ag. Dalam sambuatannya beliau menyampaikan ajakan. "Kita berharap ke depan lebih banyak inovasi yang muncul dari satuan-satuan kerja Kemenag. Apalagi saat ini kita tengah menghadapi pandemi. Mari mulai melakukan inovasi dan kreasi dengan thinking out of the box untuk bisa memberikan layanan publik yang lebih optimal, nyaman, dan aman bagi masyarakat,” katanya. 

Nizar menuturkan, inovasi sepatutnya menjadi hal yang harus dilakukan oleh seluruh ASN Kemenag. "Selain menjadi bagian reformasi birokrasi, inovasi juga merupakan salah satu dari Lima Nilai Budaya Kerja yang harus dijiwai oleh semua ASN Kementerian Agama," tuturnya.

Sementara itu, kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jambi, Muhamad menyebut baik atas prestasi ini dan sekaligus memberikan apresiasi kepada tim yang membuat karya inovasi ini. 

“Dua karya inovasi ini sangat bermanfaat, terutama di saat apndemi covid-19, baik yang berupa presensi online (WFH Online Report) maupun Smartoffice. Untuk WFH online report bukan hanya digubakan pegawai di lingkunga Kanwil Kementerian Agama Provinsi jambi saja, tetapi juga digunakan oleh beberapa instansi di Indonesia, yang hingga kini sudah mencapai 24.000 pengguna”, tuturnya, Minggu (12/7/2020).

Inovasi Pelayanan Publik adalah terobosan jenis pelayanan publik baik yang merupakan gagasan/ide kreatif orisinal dan/atau adaptasi/modifikasi yang memberikan manfaat bagi masyarakat, baik secara langsung maupun tidak langsung. 

Dengan kata lain, inovasi pelayanan publik sendiri tidak mengharuskan suatu penemuan baru, melainkan pula mencakup satu pendekatan baru bersifat kontekstual baik berupa inovasi pelayanan publik hasil dari perluasan maupun peningkatan kualitas pada inovasi pelayanan publik yang ada (Peraturan Menteri PANRB Nomor 30 Tahun 2014).

• Sinergi KPK, OJK, Bank Jambi dan Pemda se-Provinsi Jambi Mencegah Gratifikasi Lewat Collection Fee

• Sejarah Menara Air Benteng Dibangun Pada Jaman Penjajahan Belanda, Saksi Perjuangan Pejuang Jambi

Inilah dua inovasi terbaik Kementerian Agama tahun 2020:

1. Presensi Online (WFH Online Report)

Absensi Pegawai Berbasis GPS dan Verifikasi Wajah, di buat pertama kali oleh Saudara Anwar (pegawai pada Kankemenag Kerinci) pada tanggal 1 April Tahun 2019 dan diterapkan di Kantor Kemenag Kabupaten Kerinci, Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jambi dan beberapa instansi pemerintah dan swasta lainnya. Semula aplikasi ini hanya berfungsi sebagai media absensi pegawai disaat masih berlakunya finger print utuk mengurai kepadatan pengguna finger print. 

Sejalan dengan perkembangan waktu dan pada saat pandemi covid-19 melanda Indonesia, lahirlah kebijakan pemerintah social distancing dan phsycal distancing dalam rangka menghambat lajunya penyebaran covid-19. Maka pada saat itu berlaku juga kebijakan bekerja dari rumah untuk para pegawai atau yang dikenal dengan istilah Work From Home (WFH). Berdasarkan peristiwa itu, maka aplikasi tersebut dikembangkan dengan perluasan fungsinya, bukan hanya sebagai alat absensi pegawai, akan tetapi meliputi absensi itu sendiri, laporan kinerja harian pegawai, data riwayat kesehatan pegawai, dan sistem pengendalian pegawai secara real time dalam satu paket aplikasi berbasis android. 

Seluruh fitur yang dikembangkan dalam aplikasi tersebut, mengakomodir kebutuhan pegawai yang didasarkan kepada peraturan dan kebijakan secara nasional tentang kepegawaian. Absesni kehadiran baik masuk maupun pulang, adalah bukti syah kehadiran pegawai. Disaat pandemi dengan pemberlakuan kebijakan WFH pegawai berada dirumah dan mengerjakan pekerjaan kedinasan dari rumah. Pegawai dilarang bepergian selama WFH. Keberadaan pegawai dirumah dan bekerja dari rumah ini harus dipantau secara real time oleh atasan masing-masing dan ini merupakan kewajibannya. Dengan aplikasi ini atasan dapat memantau keberadaan dan kinerjanya secara real time. Selain atasan, admin di bagian kepegawaian juga melakukan pemantauan keberadaan dan kinerjanya yang secara otomatis akan terekapitulasi secara real time. Hal ini penting adanya, karena Pegawai apalagi pegawai negeri mempunyai kewajiban atas tugas pokok dan fungsinya, dan jangan sampai terjadi WFH serasa cuti. WFH dan Cuti adalah hal yang berbeda sama sekali.

Selain fitur pokok seperti tersebut di atas, presensi, laporan kinerja dan simtem kontrol, fitur lainnya adalah Data Riwayat Kesehatan Pegawai (DRK). Fitur ini menyajikan quesioner riwayat perjalanan pegawai dalam kurun waktu 14 hari serta kondisi riwayat kesehatan pegawai. Hal ini mengakomodir Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor 24 Tahun 2020, dimana jika ada pegawai yang terkonfirmasi covid-19 harus segera diupdate datanya pada SAPK BKN. Fitur pendukung lainnya adalah tentang perizinan cuti. Pegawai yang selama WFH Cuti melahirkan dan atau alasan penting, wajib menguploud surat cutinya. Hal ini dilakukan agar pada bagian presensi tidak bertanda merah yang menandakan alpa atau tidak ada keterangan. Seluruh aktivitas kedinasan pegawai termonitor dan terkontrol serta dikelola oleh Bagian Kepegawaian, baik di tingkat Provinsi maupun satuan kerja di daerah di lingkungan Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jambi. 

Sekarang tidak lagi WFH apakah aplikasi ini tetap digunakan? Berdasarkan Surat Edaran Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2020 tentang Sistem Kerja Pegawai Kementerian Agama dalam Tatanan Normal Baru, bahwa pemanfaatan teknologi informasi sebagai sarana pendukung kinerja pegawai, masih ditekankan. Pemanfaatan teknologi informasi dimaksud meliputi presensi online, laporan kinerja harian, pelayanan publik dan bahkan diminta untuk menyiapkan dukungan sarana dan prasarana teknologi informasi.  Berdasarkan ini, maka aplikasi tersebut tetap dipergunakan dan dikembangkan secara berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan.

Bahwa aplikasi Presensi Online (WFH Online Report) yang masuk dalam 12 inovasi terbaik di Kementerian Agama Tahun 2020 di desain fleksibel, sehingga akan selalu adaptasi dengan kondisi dan kebutuhan. Disaat kebijakan Tatanan Normal Baru dengan WFO, maka akan dengan mudah untuk mengalihkan titik GPS, yang semula di kediaman masing-masing menjadi titik sentralnya ada pada kantor satuan kerja. Bagaimana jika oleh karena suatu hal dalam situasi WFO tetapi ada pegawai yang harus WFH?. Tentu ini juga bukan persoalan yang sulit, cara mengatasinya adalah meminta surat keterangan yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang lalu mengubah titik kordinat GPSnya. Apakah admin bisa mendeteksi jika ada pegawai yang menggunakan fake GPS ?. Kami para pengembang berkhusnudzon saja, akan tetapi sudah mengantisipasi hal tersebut.

Apa keunggulan inovasi ini? Keunggulan inovasi ini adalah; (1) Bisa diakses dengan mudah melalui Mobile Apps, (2) Praktis dan Akurat, (3) Pimpinan dapat mengontrol kehadiran dan kinerja PNS secara realtime, (4) Dilengkapi fitur Capture Wajah, sehingga validasi kehadiran tidak bisa dimanipulasi, (5) Sistem deteksi GPS sebagai antisipasi adanya manipulasi GPS, dan (6) Dikembangkan sebagai sistem Aplikasi Work From Anywhere (WFA).

Survey Tingkat Kepuasan Pengguna Aplikasi Presensi Online (WFH Online Report) yang dilaksanakan oleh para Statistisi  dan Pranata Komputer yang tergabung dalam Tim Survey Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jambi pada 14 Mei 2020 (pukul 06.00 wib) s.d 16 Mei 2020 (pukul 12.00 wib), dari jumlah pengguna 17.000 orang, diambil sampel sebanyak 6.824 sebagai responden, yang tersebar dalam 48 Satuan Kerja Kanwil Kemenag Provinsi Jambi, Kalteng, dan Satuan Kerja Kantor Kemenag Kabupaten/Kota pada Provinsi Kalteng, Jambi dan sebahagian Sulawesi, hasil survey menunjukkan:

1. Sebanyak 6.089 dari 6.824 responden atau 89,23% menyatakan aplikasi ini sangat bermanfaat; 

2. Sebanyak 4.904 dari 6.824 responden atau 71,86% menyatakan bahwa Apikasi ini perlu untuk dilanjutkan.

Hingga berita ini ditulis, pengguna aplikasi sudah mencapai lebih dari 24.000 (dua puluh empat ribu) pengguna di beberapa instansi di Indonesia, baik Kementerian Agama, Instansi Pemerintah lainnya dan lembaga swasta.

2. MORA Smartoffice

Perkembangan kemajuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi, telah mengubah peradaban global hampir disemua sektor tatanan kehidupan manusia. Mereka yang memanfaatkan teknologi informasi dan kopmunikasi diantaranya; sektor jasa keuangan, sektor pertahanan dan keamanan, sektor industri, sektor kepemerintahan dan sektor lainnya. Mereka semua bagian dari masyarakat digital secara global. E-Government lahir juga karena merespon tuntutan peradaban di bidang kepemerintahan. Di tengah badai darurat Covid-19, kami terpacu untuk mengintegrasikan dan sekaligus mengembangkan beberpa aplikasi yang digunakan untuk pelayanan publik tersbut dalam satu aplikasi yang kami beri nama MORA Smartoffice (Ministry of Religiuous Affairs Smatoffice). Smartoffice ini merupakan virtual office atau Kantor Virtual untuk menjembatani kepentingan publik terhadap kewajiban badan publik dalam hal ini Kementerian Agama, sesuai tugas pokok dan fungsinya. Semua bentuk pelayanan yang berada pada Kementerian Agama, pada dasarnya dapat dilakukan dengan menggunakan Smartoffice ini, terlabih untuk kondisi saat ini dimana kebijakan social distancing dan physical distancing, menjadi sangat relevan untuk itu. Dalam hal ini dikecualikan produk layanan yang hasilnya tidak dapat dikirim dalam bentuk softcoppy.

Smartoffice dirancang dengan tujuan utamanya mempermudah akses layanan publik dan layanan antar satuan kerja, baik instansi vertikal maupun daerah secara online (daring). Salah satu keunggulan Smartoffice  ini bagi pengguna layanan adalah adanya sitem tracking yaitu suatu sitem dimana pengguna layanan dapat memantau secara real time progres layanan tersebut. Misalnya seorang pengguna layanan mengajukan permohonan permintaan layanan rohaniwan untuk keperluan pelantikan jabatan melalui Smartoffice, maka setelah selesai proses registrasi akan segera dikirimi nomor register dan diberi tahukan secara otomatis melalui kontak WhatApps nya, bahwa “permohonan anda sudah diterima”, dan seterusnya progresnya akan diinformasikan hingga hasilnya diterima. Nomor register yang diberikan tadi berfungsi untuk melakukan pengecekan pada menu “cek status” di Smartoffice. Inilah yang dimaksud dengan sistem tracking. 

Platform yang dibangun dan dikembangkan pada sistem Smartoffice adalah kantor virtual yang merupakan miniatur kantor sesungguhnya dengan segala jenis informasi dan layanan sesuai tugas pokok dan fungsinya dalam bentuk virtual. Namun tentunya akan berproses sesuai situasi dan kondisi, dimana pelayanan secara offline juga tetap berjalan. Dengan demikian pola pelayanan yang diterapkan adalah menggunakan sistem dual mode, yakni virtual dan konvensional. Untuk layanan konvensional silakan datang ke PTSP Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jambi dan untuk layanan daring dapat mengakses layanan secara virtual dan silakan kunjungi alamat https://jambi.s-office.id/#