Humas PT Kereta Api Sugeng Priyono menjelaskan bahwa kereta api Gajayana Lebaran tujuan Malang-Gambir berangkat dari stasiun Cirebon pukul 06.21 WIB, kemudian pukuk 06.54 WIB kereta tersebut tertahan di saat memasuki masuk daerah Jatibarang.
Pukul 07.09 WIB, kereta tersebut dihadang beberapa orang di Stasiun Telagasari, satu orang yang menghadang kereta tersebut kemudian naik ke lokomotif KA Gajayana.
Kemudian pukul 07.28-07.30 WIB kereta yang diawaki 10 orang tersebut berhenti di Stasiun Haur Geulis untuk menurunkan penumpang gelap tersebut.
"Masinis melaporkan kepada pengendali operasi KA Cirebon bahwa penumpang di lokomotif sudah diturunkan di Stasiun Haur Geulis," kata Sugeng di Stasiun Senen, Sabtu (27/8/2011).
Pukul 08.12 WIB masinis KA Gajayana Lebaran melakukan penyesuaiaan frekuensi radio lokomotif ke pengendali operasi KA Daerah Operasi 3 Cirebon minta agar perjalanan KA Gajayana Lebaran diberikan aspek hijau-hijau atau perjalanan langsung sampai stasiun gambir.
08.14 WIB KA Gajayana Lebaran lewat Stasiun Cikampek. Diperkirakan sejak saat itu, masinis disandera dengan ditodongkan sangkur di dadanya. "Kita curiga, karena masinis minta hijau-hijau artinya jalan terus baik masuk atau keluar," kata Sugeng.
Lalu,08.16-09.00 WIB petugas PK Timur Daop OI Jakarta memanggil masinis KA Gajayana Lebaran melalui Radio Lokomotif, namun tidak ada respon.