Melihat Ruang Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi, Mengumpulkan Arsip Tidak Gampang

Tribun diperlihatkan sejumah arsip Wali Kota  Jambi periode 1983-1993 tersebut. Ada arsip mengenai SK pengangkatan Azhari DS sebagai Wali Kota Jambi

Selasa (8/2) pagi di lantai dua kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi. Di sebuah ruangan, sejumlah pegawai menunduk, fokus mengamati kertas-kertas di atas mejanya. Tekun. Suasana lengang. Sepi makin terasa karena beberapa ruangan di lantai tersebut tak dihuni. Kecuali, diisi berbagai macam dokumen, kertas, foto yang merupakan arsip. Ada yang tersusun di rak, lemari. Sisanya ditumpuk di lantai dalam wadah kardus khusus.

Di salah satu ruang tanpa penghuni tadi, Tribun diperkenankan masuk. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi Desy Purlinawati dan seorang stafnya mendampingi.

Ada serangkaian lemari arsip roll o pack. Desi memutar tuas yang ada di salah satu sisi lemari, lemari itu bergeser di atas relnya dan memberi celah di antara dua lemari untuk bisa kita lewati.

Begitu terbuka, tampak kotak arsip tersusun rapi. “Ini arsip-arsip OPD di Pemkot Jambi. Ada juga dari kecamatan,” ujar Desi. Arsip kecamatan itu antara lain berisi data mengenai Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) yang ada di setiap kecamatan.

Baca juga: Wali Kota Jambi Sampaikan Cacatan Arsip saat Upacara Kedisiplinan Pemkot Jambi Hari Pertama 2022

Baca juga: Daftar Pemenang Perlombaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi

Menurut Desi itu adalah sebagian arsip statis yang sudah mereka olah, dikelompokkan dengan kategori tertentu. Transformasi yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi patut diacungi jempol.

Apalagi Pemkot Jambi juga mengeluarkan Peraturan Wali Kota Nomor 29 tahun 2021 terkait dengan klasifikasi arsip. “Sebelumnya kita berpatokan dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dalam penyusunan arsip,” kata staf Desy.

Transformasi itu setidaknya membuat banyak arsip-arsip terkumpul, tersimpan rapi, terdata termasuk mendapatkan arsip statis yang bernilai sejarah.

Bidang Pengelolaan Arsip diam-diam mengumpulkan banyak arsip dari beragam kalangan baik itu diakuisisi ataupun ada yang menyerahkan.

Perubahan menuju tata kelola arsip yang lebih baik inilah membuat mantan Wali Kota Jambi Azhari DS berkenan menyerahkan sejumlah arsip dirinya.

Baca juga: Nama 11 Wali Kota Jambi dari Masa ke Masa

Baca juga: Covid-19 di Kota Jambi Meningkat 134 Kasus, Syarif Fasha Minta Jangan Keluarkan Narasi Negatif

“Awalnya beliau sempat ragu, tapi setelah kita jelaskan (pengeloaan) arsip tidak seperti dulu, Alhamdulillah beliau bersedia,” papar Desy Purlinawati sembari memperlihatkan arsip mengenai Azhari DS.

Lalu Tribun diperlihatkan sejumah arsip Wali Kota  Jambi periode 1983-1993 tersebut. Di antaranya ada arsip mengenai surat keputusan pengangkatan Azhari DS sebagai Wali Kota Jambi, daftar riwayat hidup. Di lembar yang lain di dalam map lain pula, arsip-arsip itu dicatat.

Mulai dari informasi arsip, kurun waktu, lokasi kotak penyimpanan, jumlahnya hingga jenisnya apakah asli atau fotokopi.

Memang kini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi sedang mencari arsip-arsip terkait mantan wali kota. Beberapa arsip sudah mereka kantongi, meskipun belum semua. Menurut Desy, arsip tersebut antara lain berupa surat keputusan pengangkatan sebagai wali kota.

“Gampang-sampang susah,” imbuhnya.