Kanwil Kemenag Provinsi Jambi Toreh Prestasi dari Dua Karya Inovasi Ini

Sekarang tidak lagi WFH apakah aplikasi ini tetap digunakan? Berdasarkan Surat Edaran Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2020 tentang Sistem Kerja Pegawai Kementerian Agama dalam Tatanan Normal Baru, bahwa pemanfaatan teknologi informasi sebagai sarana pendukung kinerja pegawai, masih ditekankan. Pemanfaatan teknologi informasi dimaksud meliputi presensi online, laporan kinerja harian, pelayanan publik dan bahkan diminta untuk menyiapkan dukungan sarana dan prasarana teknologi informasi.  Berdasarkan ini, maka aplikasi tersebut tetap dipergunakan dan dikembangkan secara berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan.

Bahwa aplikasi Presensi Online (WFH Online Report) yang masuk dalam 12 inovasi terbaik di Kementerian Agama Tahun 2020 di desain fleksibel, sehingga akan selalu adaptasi dengan kondisi dan kebutuhan. Disaat kebijakan Tatanan Normal Baru dengan WFO, maka akan dengan mudah untuk mengalihkan titik GPS, yang semula di kediaman masing-masing menjadi titik sentralnya ada pada kantor satuan kerja. Bagaimana jika oleh karena suatu hal dalam situasi WFO tetapi ada pegawai yang harus WFH?. Tentu ini juga bukan persoalan yang sulit, cara mengatasinya adalah meminta surat keterangan yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang lalu mengubah titik kordinat GPSnya. Apakah admin bisa mendeteksi jika ada pegawai yang menggunakan fake GPS ?. Kami para pengembang berkhusnudzon saja, akan tetapi sudah mengantisipasi hal tersebut.

Apa keunggulan inovasi ini? Keunggulan inovasi ini adalah; (1) Bisa diakses dengan mudah melalui Mobile Apps, (2) Praktis dan Akurat, (3) Pimpinan dapat mengontrol kehadiran dan kinerja PNS secara realtime, (4) Dilengkapi fitur Capture Wajah, sehingga validasi kehadiran tidak bisa dimanipulasi, (5) Sistem deteksi GPS sebagai antisipasi adanya manipulasi GPS, dan (6) Dikembangkan sebagai sistem Aplikasi Work From Anywhere (WFA).

Survey Tingkat Kepuasan Pengguna Aplikasi Presensi Online (WFH Online Report) yang dilaksanakan oleh para Statistisi  dan Pranata Komputer yang tergabung dalam Tim Survey Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jambi pada 14 Mei 2020 (pukul 06.00 wib) s.d 16 Mei 2020 (pukul 12.00 wib), dari jumlah pengguna 17.000 orang, diambil sampel sebanyak 6.824 sebagai responden, yang tersebar dalam 48 Satuan Kerja Kanwil Kemenag Provinsi Jambi, Kalteng, dan Satuan Kerja Kantor Kemenag Kabupaten/Kota pada Provinsi Kalteng, Jambi dan sebahagian Sulawesi, hasil survey menunjukkan:

1. Sebanyak 6.089 dari 6.824 responden atau 89,23% menyatakan aplikasi ini sangat bermanfaat; 

2. Sebanyak 4.904 dari 6.824 responden atau 71,86% menyatakan bahwa Apikasi ini perlu untuk dilanjutkan.

Hingga berita ini ditulis, pengguna aplikasi sudah mencapai lebih dari 24.000 (dua puluh empat ribu) pengguna di beberapa instansi di Indonesia, baik Kementerian Agama, Instansi Pemerintah lainnya dan lembaga swasta.

2. MORA Smartoffice

Perkembangan kemajuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi, telah mengubah peradaban global hampir disemua sektor tatanan kehidupan manusia. Mereka yang memanfaatkan teknologi informasi dan kopmunikasi diantaranya; sektor jasa keuangan, sektor pertahanan dan keamanan, sektor industri, sektor kepemerintahan dan sektor lainnya. Mereka semua bagian dari masyarakat digital secara global. E-Government lahir juga karena merespon tuntutan peradaban di bidang kepemerintahan. Di tengah badai darurat Covid-19, kami terpacu untuk mengintegrasikan dan sekaligus mengembangkan beberpa aplikasi yang digunakan untuk pelayanan publik tersbut dalam satu aplikasi yang kami beri nama MORA Smartoffice (Ministry of Religiuous Affairs Smatoffice). Smartoffice ini merupakan virtual office atau Kantor Virtual untuk menjembatani kepentingan publik terhadap kewajiban badan publik dalam hal ini Kementerian Agama, sesuai tugas pokok dan fungsinya. Semua bentuk pelayanan yang berada pada Kementerian Agama, pada dasarnya dapat dilakukan dengan menggunakan Smartoffice ini, terlabih untuk kondisi saat ini dimana kebijakan social distancing dan physical distancing, menjadi sangat relevan untuk itu. Dalam hal ini dikecualikan produk layanan yang hasilnya tidak dapat dikirim dalam bentuk softcoppy.

Smartoffice dirancang dengan tujuan utamanya mempermudah akses layanan publik dan layanan antar satuan kerja, baik instansi vertikal maupun daerah secara online (daring). Salah satu keunggulan Smartoffice  ini bagi pengguna layanan adalah adanya sitem tracking yaitu suatu sitem dimana pengguna layanan dapat memantau secara real time progres layanan tersebut. Misalnya seorang pengguna layanan mengajukan permohonan permintaan layanan rohaniwan untuk keperluan pelantikan jabatan melalui Smartoffice, maka setelah selesai proses registrasi akan segera dikirimi nomor register dan diberi tahukan secara otomatis melalui kontak WhatApps nya, bahwa “permohonan anda sudah diterima”, dan seterusnya progresnya akan diinformasikan hingga hasilnya diterima. Nomor register yang diberikan tadi berfungsi untuk melakukan pengecekan pada menu “cek status” di Smartoffice. Inilah yang dimaksud dengan sistem tracking. 

Platform yang dibangun dan dikembangkan pada sistem Smartoffice adalah kantor virtual yang merupakan miniatur kantor sesungguhnya dengan segala jenis informasi dan layanan sesuai tugas pokok dan fungsinya dalam bentuk virtual. Namun tentunya akan berproses sesuai situasi dan kondisi, dimana pelayanan secara offline juga tetap berjalan. Dengan demikian pola pelayanan yang diterapkan adalah menggunakan sistem dual mode, yakni virtual dan konvensional. Untuk layanan konvensional silakan datang ke PTSP Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jambi dan untuk layanan daring dapat mengakses layanan secara virtual dan silakan kunjungi alamat https://jambi.s-office.id/#