Pembuatan Covernote dan Tanggung Jawab Seorang Notaris Menurut Hukum Perbankan di Indonesia

Apa sih covernote itu?

Covernote adalah surat keterangan yang diberikan oleh Notaris kepada pihak Bank yang berisi keterangan, bahwa pada tanggal tertentu telah dilaksanakan penandatanganan Akta Perjanjian Kredit dan Akta Pemberian Jaminan antara pihak Debitor dan pihak Bank, serta keterangan lainnya. Covernote merupakan surat keterangan atau sering diistilahkan sebagai catatan penutup yang dibuat oleh Notaris.

Covernote adalah surat keterangan yang berisikan kesanggupan dari Notaris untuk melaksanakan apa yang diinginkan oleh kreditur. Notaris bertanggungjawab penuh atas isi yang dimuat dalam covernote. Ketidaksesuaian yang terjadi antara pernyataan dalam covernote dengan realitas di lapangan, notaris harus bertanggung jawab, baik secara pidana, perdata, ataupun bertanggung jawab secara moral. Jabatan Notaris adalah profesi yang diberikan kepercayaan besar dan tinggi oleh masyarakat, sehingga apa yang dituangkannya dalam produk hukumnya, ataupun pada keterangan-keterangannya dapat dianggap sebagai sesuatu yang benar. Jadi, ketika terdapat pernyataan Notaris yang tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, maka akan berdampak pada tercederainya profesi notaris itu sendiri.

Alasan Notaris/PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah) mengeluarkan Covernote biasanya karena Notaris/PPAT belum menuntaskan pekerjaannya, yang berkaitan dengan tugas dan kewenangannya untuk menerbitkan akta autentik. Misalnya dalam permohonan Perjanjian Kredit, apabila persyaratan untuk kelengkapan permohonan pengajuan kredit belum lengkap secara keseluruhan, seperti mengenai dokumen penjaminan. Untuk mengatasinya, Notaris menyelesaikannya melalui Covernote sebagai pemberitahuan, atau sebagai keterangan bahwa surat-surat tanah nasabah pemohon kredit masih dalam proses pensertifikatan, ataupun masih dalam proses pemasangan hak tanggungan, maupun dalam proses balik nama bersertifikat.

Dasar pembuatan dari covernote memang tidak diatur di dalam Undang-Undang Jabatan Notaris, sehingga covernote bukan merupakan tugas pokok dari seorang Notaris-PPAT.

Baca juga: Ramalan Zodiak Besok, Leo Perlu Tetap Tersenyum Walau Sedang Memikul Beban yang Cukup Berat

Baca juga: Vicky Prasetyo Menikah Tiga Kali Kalina Oktarani Menikah Keempat Kali, Ini Maskawin Vicky ke Kalina

Baca juga: Oknum Polisi yang Lakukan Penembakan Terhadap Wanita Ternyata Meninggalkan Tugas Tanpa Izin

Notaris dalam Pasal  1 angka 1 Undang Undang Jabatan Notaris No.2 tahun 2014 perubahan atas Undang Undang No.30 tahun 2004 (UUJN), didefinisikan sebagai pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya, sebagaimana dimaksud dalam Undang undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya. “Namum covernote bukanlah merupakan akta autentik:, karena bukan suatu produk resmi yang dikeluarkan Notaris. Covernote juga berfungsi agar kepentingan klien dan pihak lain tetap bisa berjalan, walaupun kelengkapan berkas masih dalam proses penyelesaian. Lainnya Kewenangan Notaris diatur dalam Pasal 15 UUJN Ayat 1 hingga 3.

Namun pada praktiknya, Notaris dapat mengeluarkan covernote berdasarkan permintaan dari Bank sebagai dasar kepercayaan Bank kepada Notaris. Oleh karena itu seorang Notaris/PPAT dalam menerbitkan covernote harus memiliki sikap hati-hati, sehingga apa yang telah Notaris terangkan dalam covernote merupakan kebenaran terhadap apa yang telah notaris kerjakan.

Setelah dibuat dan ditandatanganinya perjanjian kredit antara kreditur dan debitur, maka biasanya pihak kreditur akan meminta kepada Notaris untuk membuat covernote. Biasanya, covernote diterbitkan oleh Notaris dalam hal persyaratan formil untuk keperluan pencairan kredit yang diinginkan oleh kreditur, belum sepenuhnya dipenuhi oleh debitur. Biasanya terkait dengan agunan yang harus dipastikan terlebih dahulu keabsahan kepemilikannya.

Covernote hanya menjadi pegangan sementara bagi bank hingga diserahkannya seluruh akta dan jaminan yang telah didaftarkan melalui jasa notaris/PPAT. Covernote pada umumnya berisi keterangan Notaris antara lain mengenai: a) penyebutan identitas Notaris/PPAT dan wilayah kerjanya; b) keterangan mengenai jenis, tanggal dan nomor akta yang dibuat; c) keterangan mengenai pengurusan akta, sertifikat, balik nama atau lain sejenisnya yang masih dalam proses; d) keterangan mengenai jangka waktu penyelesaian proses; e) keterangan mengenai pihak yang berhak menerima apabila proses telah selesai dilakukan; f) tempat dan tanggal pembuatan Covernote, tanda tangan dan stempel Notaris. Covernote dikeluarkan karena adanya pengurusan akta-akta. Covernote tidak diserahkan karena belum lunas utangnya, adanya tunggakan BPHTB (Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bagunan).

Tampaknya dalam praktiknya covernote mengikat secara moral (moral binding). Dikeluarkannya covernote oleh Notaris yang berisikan pernyataan. Pernyataan pada prinsipnya tidak digantungkan pada bentuk tertentu. Pernyataan demikian dapat diberikan secara tegas, namun juga tercakup kedalam satu atau lebih perilaku. Pada dasarnya covernote muncul sebagai surat keterangan tidak hanya terjadi dalam hukum jaminan berupa sertifikat hak tanggungan, melainkan dapat juga dikeluarkan oleh notaris dalam akta lain seperti fidusia, gadai, dan hipotik.

Dengan dikeluarkannya covernote oleh Notaris maka tanggung jawab Notaris tersebut sangatlah besar, karena secara tidak langsung covernote menjadi ujung tombak dari proses percepatan pencairan pembiayaan, khususnya pembiayaan KPR. Munculnya covernote dikarenakan adanya kebutuhan praktik yang mendesak, sehingga pihak tertentu dalam pelaksanaan pembiayaan memerlukan covernote. Karena di dalam covernote memuat janji-janji, sehingga apabila hal-hal yang tertulis di dalam covernote tidak sesuai dengan yang diperjanjikan, maka Notaris itulah yang akan menanggung akibatnya, atau yang akan mendapatkan tuntutan dari pihak Bank dan Debitor.

Tidak ada dasar hukum dari penerbitan covernote, tetapi dalam praktiknya covernote menjadi sangat penting keberadaannya, dan oleh karenanya covernote hanya mengikat secara moral dan muncul berdasarkan praktik dan kebutuhan, dan bentuk mengikatnya itu hanya terletak pada Notaris, apabila Notaris tidak menyangkal tandatangannya.

Akibat Hukum dari Pembuatan Covernote juga dijadikan dasar dalam Perjanjian Pembiayaan di Perbankan, serta Perbankan Syariah. Covernote bukanlah akta autentik, karena bukan produk resmi Notaris dan tidak ditegaskan dalam undang-undang perihal kewenangan Notaris, untuk mengeluarkan covernote. Karena akta autentik syaratnya harusnya bentuknya dibuat sesuai dengan perundang-undangan dan dibuat oleh dan dihadapan pejabat yang berwenang sedangkan covernote tidak memiliki kriteria akta autentik tetapi hanya berupa surat keterangan yang dikeluarkan oleh Notaris.

Covernote yang dikeluarkan oleh Notaris bukan dijadikan sebagai bukti agunan, akan tetapi hanya sebagai pengantar pada Bank yang akan mengeluarkan kredit. Covernote bagi instansi yang memerlukan bukan juga berarti sebagai kelengkapan berkas, akan tetapi sebagai jaminan bahwa ternyata benar berkas yang dibutuhkan instansi atau klien adalah benar-benar dalam proses. Setidaknya ada kepercayaan yang terbangun antara Notaris dengan Bank, antara Notaris dengan Instansi, dan juga antara Notaris dengan Klien.

Notaris yang mengeluarkan covernote bukan juga sekadar memberikan surat keterangan, baik mengenai jaminan debitur sebagai pemberi hak tanggungan maupun jaminan kelengkapan berkas pada suatu instansi. Tentu saja dalam mengeluarkan covernote tersebut ada konsekuensi hukumnya, apabila dalam perjalan proses penerbitan sertifikat hak tanggunan terjadi masalah dan berlarut-larut dalam penyelesaiannya, baik kendala dalam proses pemecahan sertifikat, balik nama, ataupun kendala lain yang terjadi dalam serangkaian proses penerbitan sertifikat hak tanggungan, hal ini dapat membawa permasalahan di kemudian hari.

Kepastian perjanjian hukum dihadapan Notaris yang dibuat oleh para pihak terutama Debitor, harusnya diimbangi dengan kepatuhan Debitor, dengan atau tanpa adanya lembaga daluarsa, yang lewat waktu seseorang akan mendapatkan hak tertentu atau kehilangan hak tertentu. Debitor dengan rasa tanggung jawab dan kepatuhan akan hukum perundang-undangan di Negara Republik Indonesia, sebelum lewat waktu Debitor tersebut telah melunasi segala bentuk perjanjian kreditnya, dan perilaku hukumnya yang menjamin kepastian hukum serta keadilan bagi para pihak termasuk terhadap Notaris, dan termasuk Notaris itu sendiri.

Berkaitan dengan wewenang tersebut, jika Notaris melakukan tindakan di luar wewenang, maka produk atau Akta Notaris tersebut tidak mengikat secara hukum atau tidak dapat dilaksanakan, dan pihak yang merasa dirugikan oleh tindakan Notaris yang berada diluar wewenang tersebut, maka Notaris dapat digugat secara perdata ke Pengadilan Negeri, dengan kata lain bahwa covernote bukan merupakan kewenangan Notaris tetapi tidak dilarang untuk dibuat oleh Notaris, dengan ketentuan jika covernote itu bermasalah dikemudian hari karena isinya tidak benar, maka hal tersebut menjadi tanggung jawab dari Notaris sepenuhnya dengan segala akibat hukumnya, karena Notaris membuat atau mengeluarkan covernote diluar kewenangannya sebagai Notaris.

Praktik pembuatan covernote oleh Notaris diawali dengan adanya tahap pengajuan pembiayaan oleh nasabah, dilanjutkan dengan tahap investigasi atau analisis pembiayaan oleh Staf Survei dan Analisa Pembiayaan, Tahap Realisasi Pembiayaan dimana di dalam tahap ini Notaris selaku rekanan Bank akan mengeluarkan covernote atau surat keterangan terkait dengan jaminan dan Hak Tanggungan, dan dilanjutkan dengan proses pencairan dana pembiayaan bagi nasabah.

Baca juga: Pria ini Jalan Kaki Selama 5 Jam Kekantor Polisi, Serahkan Diri Karena Membunuh Kenalannya Sendiri

Baca juga: Hari Raya Nyepi Buat Penerbangan di Bali Dihentikan Sementara, Berikut Ini Rute-rute yang Terdampak

Baca juga: Kronologi Penembakan yang Dilakukan Oknum Polisi di Tempat Hiburan Malam, Berawal dari MiChat

Tanggung jawab Notaris terkait dengan covernote yang telah dikeluarkannya dimulai sejak pembuatan dari covernote dimana dalam covernote tersebut menerangkan bahwa Notaris akan menyelesaikan tugasnya terkait dengan hak tanggungan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan di dalam covernote, adanya rasa percaya Bank kepada Notaris dalam menyelesaikan tugasnya inilah yang berhubungan dengan tanggung jawab Notaris meskipun hal yang terkait dengan covernote tidak diatur di dalam UUJN, namun menjadi suatu kebiasaan yang menyangkut nama baik serta tanggung jawab moral bagi Notaris dalam menjalankan profesinya. Akibat hukum dikeluarkannya covernote adalah agar terdapat kepastian hukum bagi Bank khususnya dan juga nasabah. Terkait dengan masalah wanprestasi.

Notaris ataupun pihak Bank sesuai perjanjian, dapat mengajukan perpanjangan waktu ataupun penerbitan covernote yang baru sesuai dengan batas waktu yang dibutuhkan. Namun apabila setelah perpanjangan waktu atau penerbitan covernote yang baru tugas Notaris yang ada di dalam covernote belum terselesaikan maka Notaris dapat dikenakan sanksi berupa sanksi perdata ataupun sanksi administrasi.

Kasus yang dihadapi Debitur adalah objek jaminan sedang dalam proses balik nama sertifikat yang dimana sebelumnya sertifikat masih atas nama penjual sebelumnya. Akibatnya tanah sebagai objek jaminan belum mempunyai bukti kepemilikan yang sah, belum didaftarkan sehingga belum bisa dijadikan sebagai objek jaminan dalam bentuk hak tanggungan.

Proses pendaftaran hak atas tanah tersebut sedang dilaksanakan pada kantor Notaris (sekaligus PPAT) yang bersangkutan. Atas persoalan kekuranglengkapan persyaratan tersebut, biasanya Notaris/PPAT dapat memberikan keterangan berupa Surat Covernote kepada pihak bank berkenaan belum selesainya surat-surat tanah Nasabah/Debitur namun semua suratnya sudah berada di tangan Notaris untuk diselesaikan.

Pada peristiwa proses pembebanan hak tanggungan, Bank lebih sering dan terbiasa menggunakan covernote dalam proses pencairan kreditnya yang disertai proses dengan jaminan hak tanggungan atas tanah. Secara proses covernote tidak lah sebagai unsur atau bagian dalam proses pembuatan sertfikat hak tanggungan yang berakhir dengan pendaftarannya di badan pertanahan. Meskipun demikian covernote ini sering dijadikan sebagai pengganti atas kekurangan bukti jaminan, sebagai pegangan sementara bagi bank dalam mencairkan kredit. Dalam kondisi ini dapat dikatakan covernote menjadi bagian dari pembuatan sertifikat hak tanggungan. Sebab covernote menjadi bagian dari proses terbentuknya dua peristiwa hukum yaitu perjanjian pinjaman kredit dan perjanjian agunan/jaminan hak tanggungan. Sehingga fungsi dari covernote adalah untuk menerangkan bahwa sertifikat hak tanggungan sebagai prasyarat jaminan kredit sedang dalam proses dan agar pihak bank dapat segera mencairkan kredit untuk kebutuhan debitur.

Tanpa jaminan yang kuat pihak bank akan mengalami kesulitan untuk mengembalikan jumlah piutang yang tertahan pada debitur. Oleh karenanya dalam hal ini dibutuhkan kepercayaan antar para pihak dalam kedudukannya masing-masing atas kekuatan covernote itu sendiri selama proses sertifikat balik nama berlangsung, tidak terkecuali Notaris/PPAT yang menerbitkan covernote itu sendiri.

Hal penting dalam pemberian kredit adalah unsur kepercayaan disamping unsur waktu, pertukaran nilai dan unsur resiko. Kepercayaan, yaitu keyakinan dari si pemberi kredit bahwa prestasi yang benar diterimanya kembali dalam jangka waktu tertentu dimasa yang akan datang.

Isi dari covernote itu sendiri pada tataran praktek memuat antara lain (1) identitas Notaris/ PPAT dan wilayah kerjanya; (2) keterangan mengenai jenis, tanggal dan nomor akta yang dibuat; (3) keterangan mengenai pengurusan akta, sertifikat, balik nama atau lain sejenisnya yang masih dalam proses; (4) keterangan mengenai jangka waktu penyelesaian proses; (5) keterangan mengenai pihak yang berhak menerima apabila proses telah selesai dilakukan; dan (6) tempat dan tanggal pembuatan Covernote, tanda tangan dan stempel Notaris.

Covernote diterbitkan oleh Notaris sebagai surat keterangan atas suatu tindakan hukum para pihak dan dilakukan dihadapan Notaris. Covernote yang diterbitkan oleh Notaris didasarkan atas kepentingan subjek hukum, yakni debitor dan kreditor yang ingin melakukan perjanjian kredit perbankan, yang dalam hal ini objek jaminan milik debitor masih dalam proses hukum sehingga Bank bermohon kepada Notaris untuk dibuatkan covernote yang berisikan pernyataan yang di dalamnya menjelaskan proses, progres, dan kendala dari objek jaminan debitor.

Covernote atau pernyataan dari Notaris sesungguhnya bukanlah merupakan syarat untuk pencairan kredit oleh karena untuk mencairkan suatu kredit terdapat syarat-syarat yang harus dipenuhi terlebih dahulu, misalnya objek jaminan telah dibebankan hak tanggungan atau fidusia. Pembebanan atas barang jaminan harus dilaksanakan oleh debitor dengan bantuan hukum dari Notaris.

Bantuan hukum tersebut memerlukan waktu karena adanya suatu proses hukum dan disinilah peran covernote dari Notaris yang menjelaskan bahwa perbuatan hukum tersebut sudah dijalankan oleh debitor sesuai dengan aturan yang berlaku. Dalam proses hal ini akan menjadi pertimbangan dan memberikan keyakinan kepada pihak Bank bahwa pencairan kredit dapat dilakukan karena syarat-syarat pencairan kredit telah dilaksankan atau sudah dalam proses. Covernote juga berfungsi sebagai jaminan kelengkapan berkas yang belum terlengkapi dalam sebuah permohonan pada suatu Instansi.

****

Nama Mahasiswa    : Ummy Ghoriibah, S.H.

NIM                            : P2B220012

UNIVERSITAS JAMBI

FAKULTAS HUKUM

PROGRAM MAGISTER KENOTARIATAN

JAMBI, 2021

Penulis : Mahasiswi Universitas Jambi, Fakultas Hukum. Magister Kenotariatan 2020/2021.